Les femmes d'abord
archives

Transfert d’archives : principe et fonctionnement

Les archives sont les documents qu’une entreprise doit conserver pendant un certain nombre d’années en fonction de leur durée probatoire. Quand une entreprise est florissante, elle peut générer chaque année des milliers de feuilles. Comment faire quand on veut gagner de la place ; sachant qu’il n’est pas possible de les jeter ?

Transfert d’archives : de quoi parle-t-on ?

Afin de répondre aux exigences de la loi sur la transition numérique, mais aussi pour optimiser la gestion de leurs documents professionnels, de nombreuses entreprises sollicitent l’expertise de sociétés spécialisées dans l’archivage.

Celles-ci, en effet, ne se contentent pas de travailler pour les musées ou les collectivités et proposent des services élargis aux entreprises ; quelle que soit leur taille ou même leur secteur d’activité. Toute entreprise ; qu’il s’agisse d’une personne exerçant en libéral ou un grand groupe génère des archives et il faut en prendre le plus grand soin.

Le développement de l’activité est un des souhaits des entrepreneurs ; mais cela apporte son lot de désagréments. La salle des archives devient vite comble. Or, même après avoir procédé au récolement ; c’est-à-dire au tri de tous ces documents, pour ne garder que ceux qui ont encore une valeur probatoire ; ils prennent toujours autant de place.

Le transfert des archives consiste en leur stockage, dans un endroit appartenant aux sociétés d’archivage. Ces dernières se chargent de leur trouver toute la place nécessaire, d’en faire le tri régulier et de les ordonner, pour pouvoir, à la demande, envoyer tout document dont l’entreprise aurait besoin.

Un vrai point fort, pour un entrepreneur qui répond à la fois à ses obligations légales, en ayant les informations en temps et en heure, tout en gagnant de la place dans son entreprise. Mais qui peut faire cette demande ?

Pour quelles raisons demander le transfert de ses archives ?

Toute entreprise peut demander le transfert de ses archives à une société d’archivage. Il suffit pour cela de demander un devis personnalisé. Les principales raisons évoquées sont souvent les suivantes.

Une entreprise peut se rendre compte que le lieu qu’elle a dédié au stockage de ses documents n’est pas approprié. La matière papier est fragile. Elle résiste mal aux ambiances humides, par exemple. Toutes les données contenues pourraient devenir illisibles. Or, légalement, si l’entrepreneur doit être en mesure de présenter tous les documents demandés, il est également nécessaire que les informations soient compréhensibles.

La salle des archives peut aussi subir l’assaut de rongeurs ou encore de certains insectes qui vont faire de tous ces documents leur festin quotidien ; avec le même résultat.

Enfin, même si les conditions de préservation sont bonnes, le transfert des archives à des structures compétentes permet de gagner de la surface utile. Il n’est quelquefois plus utile de déménager, quand on a besoin d’une nouvelle pièce pour accueillir des nouveaux collaborateurs, par exemple. Or, un déménagement peut être mal vécu par une entreprise qui veut minimiser le temps d’improductivité.

L’accès aux documents étant toujours possible, l’entreprise peut continuer à fonctionner de façon usuelle. Peut-être même qu’elle gagnera du temps : en effet, comme les entreprises d’archivage (présentes sur places ou dans les grandes agglomérations, exemple : Massy) prendront soin de classer et d’ordonner chaque document, leur recherche sera facilitée et l’obtention de réponse extrêmement rapide.